Project Management 2 Initiation
- Marco Medri
- 22 nov 2022
- Tempo di lettura: 3 min
Questa fase è la prima in un progetto, quella che ne dà l'avvio. Tra tutti i tratti da tenere in considerazione in questa fase è necessario porre l'attenzione su:
Goals: la richiesta del cliente. questo è l'output desiderato. Per definizione deve essere chiaro, definito, come gli obiettivi, deve essere SMART
Specific
Measurable
Achievable
Realistic/Relevant
Timely
Scope: è la definizione dei limiti del progetto, cosa viene incluso e cosa escluso. Avere chiaro lo scope, il perimetro di lavoro, permette poi di gestire in maniera appropriata le eventuali modifiche.
Devono essere ben definiti
Risorse
Timeline
Budget
Una volta definiti i limiti diventa più semplice descrivere cosa sia in-scope (obbligatorio da portare a termine) o out of scope (bello, nice to have, ma non indispensabile).
Deliverables: risultati tangibili e non del progetto. Il prodotto finale del progetto, non è lo scopo del progetto, ma è il prodotto che ho prodotto per raggiungere i goals. Nel progetto spesso esistono più deliverables, cioé più prodotti parziali che possono essere uno lo step successivo del precedente o meno.
Success Criteria: criteri che stabiliscono se un progetto è finito o meno ed in che modo
Stakeholders: tutte le persone/gruppi coinvolte nel progetto. Chi è che approva il progetto? Chi ha avuto l'idea, chi ha il problema?
Resources: tutte le risorse necessarie per portare a termine il progetto
Budget: costi di tutte le tipologie
Team: persone che dovranno eseguire il piano
Materiali: materiale fisico o meno
Strumenti: tutti gli strumenti necessari, software, gestionali, ecc..
Per definire tutti i punti di cui sopra l'impatto maggiore viene dato dal contatto col cliente.
Il tempo speso con il cliente ed i vari stakeholders andranno a fondare le basi del progetto. L'active listening per comprendere i requisiti, le funzionalità, le necessità ed i limiti del progetto devono essere chiare ed approfondite in questa fase.
Definiti i requisiti e le specifiche è opportuno passare ad un'analisi costi-benefici
Cost-Benefit Analysis
Comprendere se un progetto ha un senso dal punto di vista aziendale passa per questo tipo di analisi.
Per comprendere e valutare il valore del progetto poniamoci le seguenti domande:
Benefici | Costi |
Qual è il valore che porta il progetto? | Quanto è il tempo speso per il progetto? |
Quanto tempo verrà risparmiato? | Quanto è l'ammontare dei one-time costs? |
Porterà soldi ai nostri clienti? | Costi durante lo sviluppo del progetto |
Migliorerà l'esperienza utente/cliente | Costi a lungo termine |
Nota: diventa più difficile effettuare un'analisi per quanto riguarda i costi e i benefici non tangibili come la percezione del brand, la reputazione, la soddisfazione del cliente. Non sono mai da sottovalutare.
Non è mai superfluo ricordare la definizione del Return of investment che ci da un valore (non esaustivo) utile a comprendere se un progetto sia profittevole o meno.
ROI = (G−C)/C
G = Guadagni
C= Costi
NOTA
Lo scope-creep è quell'insieme di cambiamenti/fattori incontrollati che influiscono sul progetto dopo il suo inizio.
Possono essere di tipo External o Internal, ma sono da tenere sotto controllo. Avere tutto chiaro, condiviso ed accettato ed essere tutti allineati aiuta in questa pratica.
Best Practices
Definire i requisiti del progetto con tutti gli stakeholders
Definire passi/tempi chiaramente
Determinare cosa sia out of scope
Fornire alternative
Instaurare un processo per la gestione dei cambiamenti
Dire NO!
Un altro passo importante nella fase iniziale è quello di definire tutti i ruoli.
RACI
RACI è un acronimo per rappresentare le varie proprietà che ha ogni stakeholder.
Responsible, colui che si occupa di eseguire qualcosa
Accountable, colui che è responsabile di qualcosa
Consulted, colui che da un feedback
Informed, colui che deve essere informato dopo che una decisione è stata presa
Nella fase di Initiation sono sempre presenti due documenti
Project Proposal
Il primo documento relativo al progetto. Serve per presentare il progetto stesso e "venderlo" al cliente.
Project Charter Documento formale che viene redatto alla fine della fase e definisce il progetto nella sua interezza con i dettagli descritti sopra.
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