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Project Management 2 Initiation

  • Immagine del redattore: Marco Medri
    Marco Medri
  • 22 nov 2022
  • Tempo di lettura: 3 min

Questa fase è la prima in un progetto, quella che ne dà l'avvio. Tra tutti i tratti da tenere in considerazione in questa fase è necessario porre l'attenzione su:


  • Goals: la richiesta del cliente. questo è l'output desiderato. Per definizione deve essere chiaro, definito, come gli obiettivi, deve essere SMART

    • Specific

    • Measurable

    • Achievable

    • Realistic/Relevant

    • Timely

Scope: è la definizione dei limiti del progetto, cosa viene incluso e cosa escluso. Avere chiaro lo scope, il perimetro di lavoro, permette poi di gestire in maniera appropriata le eventuali modifiche.

Devono essere ben definiti

  • Risorse

  • Timeline

  • Budget

Una volta definiti i limiti diventa più semplice descrivere cosa sia in-scope (obbligatorio da portare a termine) o out of scope (bello, nice to have, ma non indispensabile).

  • Deliverables: risultati tangibili e non del progetto. Il prodotto finale del progetto, non è lo scopo del progetto, ma è il prodotto che ho prodotto per raggiungere i goals. Nel progetto spesso esistono più deliverables, cioé più prodotti parziali che possono essere uno lo step successivo del precedente o meno.

  • Success Criteria: criteri che stabiliscono se un progetto è finito o meno ed in che modo

  • Stakeholders: tutte le persone/gruppi coinvolte nel progetto. Chi è che approva il progetto? Chi ha avuto l'idea, chi ha il problema?

  • Resources: tutte le risorse necessarie per portare a termine il progetto

    • Budget: costi di tutte le tipologie

    • Team: persone che dovranno eseguire il piano

    • Materiali: materiale fisico o meno

    • Strumenti: tutti gli strumenti necessari, software, gestionali, ecc..



Per definire tutti i punti di cui sopra l'impatto maggiore viene dato dal contatto col cliente.


Il tempo speso con il cliente ed i vari stakeholders andranno a fondare le basi del progetto. L'active listening per comprendere i requisiti, le funzionalità, le necessità ed i limiti del progetto devono essere chiare ed approfondite in questa fase.

Definiti i requisiti e le specifiche è opportuno passare ad un'analisi costi-benefici

Cost-Benefit Analysis

Comprendere se un progetto ha un senso dal punto di vista aziendale passa per questo tipo di analisi.

Per comprendere e valutare il valore del progetto poniamoci le seguenti domande:


Benefici

Costi

Qual è il valore che porta il progetto?

Quanto è il tempo speso per il progetto?

Quanto tempo verrà risparmiato?

Quanto è l'ammontare dei one-time costs?

Porterà soldi ai nostri clienti?

Costi durante lo sviluppo del progetto

Migliorerà l'esperienza utente/cliente

Costi a lungo termine


Nota: diventa più difficile effettuare un'analisi per quanto riguarda i costi e i benefici non tangibili come la percezione del brand, la reputazione, la soddisfazione del cliente. Non sono mai da sottovalutare.


Non è mai superfluo ricordare la definizione del Return of investment che ci da un valore (non esaustivo) utile a comprendere se un progetto sia profittevole o meno.



ROI = (G−C)/C


G = Guadagni

C= Costi


NOTA

Lo scope-creep è quell'insieme di cambiamenti/fattori incontrollati che influiscono sul progetto dopo il suo inizio.

Possono essere di tipo External o Internal, ma sono da tenere sotto controllo. Avere tutto chiaro, condiviso ed accettato ed essere tutti allineati aiuta in questa pratica.


Best Practices


  1. Definire i requisiti del progetto con tutti gli stakeholders

  2. Definire passi/tempi chiaramente

  3. Determinare cosa sia out of scope

  4. Fornire alternative

  5. Instaurare un processo per la gestione dei cambiamenti

  6. Dire NO!


Un altro passo importante nella fase iniziale è quello di definire tutti i ruoli.

RACI

RACI è un acronimo per rappresentare le varie proprietà che ha ogni stakeholder.

Responsible, colui che si occupa di eseguire qualcosa

Accountable, colui che è responsabile di qualcosa

Consulted, colui che da un feedback

Informed, colui che deve essere informato dopo che una decisione è stata presa


Nella fase di Initiation sono sempre presenti due documenti


Project Proposal

Il primo documento relativo al progetto. Serve per presentare il progetto stesso e "venderlo" al cliente.


Project Charter Documento formale che viene redatto alla fine della fase e definisce il progetto nella sua interezza con i dettagli descritti sopra.

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