Project Management 1 Fondamenti

Il project management è quella disciplina che cerca di insegnare come gestire in maniera appropriata un progetto. Ma questo cosa significa realmente?

Significa riuscire a integrare correttamente strumenti, conoscenze, tecniche e persone per portare a casa il risultato voluto.

Partiamo subito cosa si intende con Progetto. Un progetto consiste in un insieme di attività che hanno caratteristiche ben definite. Un progetto ha infatti lo scopo di portare un valore all'azienda (valore può essere fatturato, visibilità, awareness, vendite, acquisizione nuovi clienti, ecc.) in un tempo determinato, con un budget (economico e di risorse) definito.

Da qui se ne ricava che il compito del Project Manager (PM) non è solo quella di gestire i differenti tasks del progetto, ma anche quelle di gestire le persone, gli stakeholders, gli imprevisti ed il budget.

Approfondiamo quindi il perché serva un PM e come faccia ha portare valore all'azienda. Il PM si concentra nei seguenti aspetti:

Focus sul cliente

Il cliente può essere interno o esterno all'azienda, indipendentemente da ciò, il PM ha il compito di capirne le esigenze.

Alcune domande tipiche da porsi e porre al cliente sono:

• Qual è il problema da risolvere?

• Il problema esistente, come impatta l'azienda?

• Perché il problema emerge ora?

• Qual è l'output desiderato?

L'importante NON è focalizzarsi sulla soluzione, ma sul problema.

Identificarlo correttamente, capirne l'impatto e le radici.

Definire quale sia la situazione ideale per il cliente. Questo è il PERCHÈ del progetto.

Costruire un grande Team

Il PM deve conoscere alla perfezione il gruppo di lavoro per poter mettere le persone nelle migliori condizioni possibili di lavoro che aumentino le possibilità di successo.

Incentivare le relazioni e la comunicazione

Le relazioni interne, con altri entità e con i vari stakeholders sono fondamentali per poter innovare e portare valore al progetto. La comunicazione tra PM ed i vari membri del team è altrettanto importante per portare chiarezza e visione del progetto.

Management del Progetto

Tutte le parti del progetto hanno un impatto sul quadro generale. Tutti i gruppi devono essere a conoscenza dell'impatto del loro lavoro, di cosa devono fare, come e con quali tempistiche. Le abilità di gestione di escalation e organizzazioni giocano un ruolo cruciale nella riuscita del progetto.

Rimuovere le barriere frizioni

Qualsiasi problema, tecnologico, pratico, personale deve essere risolto, in modo che le varie fasi scorrano agevolmente.

Il PM deve riuscire a rimuovere gli eventuali ostacoli, se necessario innovando, coinvolgendo altri enti, fondi, membri, ecc..

Responsabilità

La responsabilità del progetto è del PM e questo non significa che non possa delegare. Delegare la responsabilità ad altri membri del team, fornendogli gli strumenti e l'autorità per portare a casa il singolo task è un altro aspetto necessario. Il PM deve abilitare il decision making

Le aziende più grandi richiederanno che il PM lavori su gruppi Cross-Funzionali. Anche in questo caso al PM sono richieste le seguenti caratteristiche:

• Goal definiti e chiari a tutti i membri del team

• Creare un Team con le skills adeguate

• Misurare i progressi dei vari tasks

• Riconoscere l'impegno -> Fondamentale e non sempre fatto

Tipicamente la conoscenza del PM è di tipo T-shaped, una serie di conoscenze trasversali ed una forte skill su una tematica singola.

Chiarito il motivo per il quale si crea un progetto ed il ruolo del PM, vediamo la struttura base di un qualsiasi progetto.

Premesso che ogni progetto è different e presenta delle peculiarità uniche, e che per questo va gestito come tale, vi sono delle caratteristiche comuni in tutti i progetti.

Ciclo di vita di un progetto

Ogni progetto presenta un ciclo di vita simile.

Fase 1: Avvio del Progetto

Nella fase preliminare occorre aver raccolto tutti i dati relativi al progetto e vengono definiti:

• Budget

• Goals

• Team

• Tempistiche

Fase 2: Creazione di un piano

Esistono diverse tecniche per creare un piano di lavoro efficace, in generale si creano delle Milestones per il progetto.

Le filosofie di pensiero (Metodologie) per gestire un progetto, sono essenzialmente di due tipi:

• Lineari: tutti gli step del progetto vengono eseguite in sequenza, ogni passo è propedeutico al successivo e dipende dal precedente. I task sono più definiti e rigidi. Es. metodologia Waterfall.

• Iterativi: sono progetti più flessibili con dinamiche che permettono di eseguire task in parallelo e di poterli modificare più facilmente. ES. metodologia Agile.

Fase 3: Esecuzione e Monitoraggio

In questa fase monitoro i vari progressi dei task che servono a raggiungere le Milestones e di conseguenza i goals del progetto.

Fase 4: Chiusura

La fase di chiusura non va sottovalutata, occorre:

• Chiudere economicamente il progetto pagamento.

• Feedback dal cliente e dal/verso il team.

• Valutazione del progetto.

• Una cosa importante è anche festeggiare la conclusione dei progetti, specialmente se lunghi e complessi.