Project Management 3 Planning Phase

Eccoci arrivati alla fase di Planning, ovvero la pianificazione del progetto stesso. Il plannig è composto da 3 elementi

1. Schedule

2. Budget

3. Risk Management Plan

Partiamo quindi con il primo step della pianificazione.

Kick-off

Un meeting di non più di un'ora con i Team Member e i vari stakeholder che ha l'obiettivo di allineare tutti e fare in modo che la vision e l'obiettivo del progetto sia chiaro a tutti. Tutti devono essere alla stessa frequenza, non devono esserci dubbi.

Milestones

Sono eventi portanti del progetto. Servono a tenere traccia dei progressi, sono punti di svolta che una volta raggiunti permettono di fare una retrospettiva e capire come sta procedendo il progetto stesso.

Tasks

Sono il blocco più piccolo.

Generalmente secondo il modello WBS (Work Breakdown Structure) un progetto è composto da differenti Milestones ognuna delle quali composta da più task. Riuscire a decostruire il progetto in blocchetti più piccoli facilità il progresso e la gestione, diventa più semplice comprendere quali task possano essere fatti in parallelo, quali in serie, cosa sia più importante e quale più urgente.

Tutti questi aspetti devono essere inseriti nel Project plan, che comprenderà quindi:

• Project Schedule

• Milestones

• Task

• Persone

• Documentazione

  • RACI chart

  • Budget

  • Project Charter

Andiamo quindi a vedere lo schedule, e la time estimation.

Time Estimation

Per essere precisi, cosa essenziale nella progettazione, occorre definire correttamente i termini, perché essi ci fanno porre l'attenzione su alcuni aspetti. In questo calcolo è fondamentale chiedere l'aiuto del team per le stime, la competenza tecnica sulla stima né può migliorare la precisione.

• Effort Estimation: questa è la stima del tempo necessario a completare un task. In parole povere è il tempo di lavoro attivo.

• Time Estimation: stima del tempo necessario a completare il task, comprese le attività accessorie, ad esempio attese, permessi necessari, ecc.. Al minimo, coincide con l'effort estimation.

• uffer: tempo aggiuntivo da stimare per evitare che eventi esterni/interni possano inficiare la time estimation.

• Capacity: capacità delle risorse del team.

Project Budget

Questa parte dovrebbe essere stata già stimata nella Initiation phase, diventa cruciale nel planning per gestire il procedere del progetto stesso.

Costi

• Diretti

  • Paghe

  • Materiali

  • Equipaggiamento

  • Training

• Indiretti

  • Bollette

  • Costi amministrativi

  • Assicurazioni

  • Sicurezza

  • ...

Consigli!

1. Suddividere il budget per ogni Milestone

2. Fare riferimento a dati storici

3. Utilizzare casi studio, colleghi, mentori

4. Schedulare quando i soldi entreranno e quando usciranno

5. Controllare più e più volte!

6. Buffer: almeno 5% in più del previsto

Concetti di base

• Cash flow: flusso di entrate e uscite

• CAPEX: Capital Expenses sono le spese a lungo termine, immobili, attrezzature, sono asset aziendali

• OPEX: Operating Expenses sono le spese a breve termine, affitti, bollette, buste paghe. Generalmente sono spese ricorrenti

• Contingency Reserve: costi derivanti da RISCHI CONOSCIUTI, derivanti dal Risk Assessment

• Management Reserve: : costi derivanti da RISCHI SCONOSCIUTI. Buffer di 5-10%

Risk Management

In genere si crea la matrice di rischio che serve per capire cosa possa accadere, che impatto potrebbe avere e con che probabilità.

I rischi possono essere di diverso tipo: Tempo, Scope, Budget.

Come detto precedentemente, occorre capire la probabilità dell'evento e l'impatto. In funzione di dove viene inserito l'evento avremo un rischio alto (high), basso (Low) o medio (Medium).

Risk Matrix

Come si gestiscono i rischi? Vi sono diversi modi che permettono di gestire il rischio in maniera appropriata,

• Evitare: vi sono rischi che possono essere evitati modificando qualcosa, facendo piccole scelte differenti.

• Minimizzare: ridurre l'impatto del rischio

• Trasferire: trasferire il rischio a qualcun altro, in modo che non ricada più sulla struttura

• Accettare: se non si può fare altro, si accetta il rischio, con la sua probabilità ed il suo impatto

Riassumiamo quindi il lavoro di Risk Management in questa serie di passi:

1. Identificazione dei rischi

2. Analisi, costruisco la Matrix Risk

3. Valutazione delle priorità

4. Trattamento del rischio con i metodi sopra citati

Communication Plan

Nella fase di pianificazione si gestisce anche il piano di comunicazione. In questa sezione occorre definire alcuni aspetti:

• A chi devo comunicare? Stakeholders - Team

• Come? Quale mezzo e con quale tono parlare

• Quando? Ad ogni milestone con gli stakeholder e periodicamente col team

• Perché? Potrei dover fare comunicazioni speciali in caso di problemi o di cambiamenti significativi

• Cosa si vuole dire? Che tipo di comunicazione è, avanzamento lavori, task futuri, altro...

Una volta terminato il planning, si parte con l'execution!